Zpátky do provozu: 7 věcí, které si zkontrolovat ve firemní flotile po létě

Léto bývá pro firemní auta trochu jiný režim než zbytek roku. Některá vozidla jezdí méně, jiná naopak absolvují dlouhé trasy, dovolené nebo sezónní zakázky. Po návratu do běžného pracovního provozu se přitom často ukáže, že problém nevznikl během jedné konkrétní jízdy. Začal už ve chvíli, kdy se některá věc přestala průběžně kontrolovat.

Září je proto dobrý okamžik podívat se na flotilu nejen z pohledu technického stavu aut, ale také z pohledu provozu. Kde se vozidla pohybovala? Kolik času skutečně strávila na cestách? Neobjevují se opakované zbytečné trasy nebo dlouhé prostoje? A víte vůbec, které auto bude potřeba řešit jako první?

U několika vozidel se dá řada věcí uhlídat ručně. S rostoucím počtem aut ale začíná být jednodušší nechat si část kontroly vyhodnotit automaticky. Právě tady může pomoci GPS monitoring a data, která se ve flotile průběžně sbírají.

Co po létě ve flotile zkontrolovat?

1. Stav tachometru a skutečný rozsah provozu

První otázka je jednoduchá: kolik toho jednotlivá auta za poslední měsíce skutečně odjezdila? Samotný stav tachometru vám sice řekne, kolik kilometrů má vozidlo celkem, ale už neukáže, jak byly kilometry rozloženy v čase a mezi jednotlivé trasy.

Právě to může být po letní sezóně důležité. Jedno vozidlo mohlo několik týdnů téměř stát, zatímco jiné absolvovalo stovky kilometrů týdně. Rozdíl se může promítnout do servisních intervalů, spotřeby, plánování řidičů i dalšího využití konkrétního auta.

GPS monitoring umožňuje porovnat skutečně ujeté trasy a jejich časový průběh. Pro správu flotily tak není důležitý jen celkový počet kilometrů, ale také to, jak a kdy vozidlo jezdilo.

2. Servisní intervaly a termíny, které se během léta posunuly

Letní provoz dokáže servisní plán nenápadně posunout. Pokud některé auto během několika týdnů najelo výrazně více kilometrů, může se přiblížit servisnímu intervalu mnohem rychleji, než by odpovídalo běžnému plánu.

Stejně tak může být problém opačný. Vozidlo dlouho stojí, servis se odkládá a po návratu do běžného provozu se začne používat bez kontroly, zda je vše připravené. U firemní flotily přitom není důležitý pouze samotný servis, ale také to, aby se plánované odstávky nekryly s obdobím, kdy je konkrétní auto nejvíce potřeba.

Data o provozu vozidel mohou sloužit jako podklad pro plánování servisu. Neřeší samozřejmě technický stav auta, ale pomáhají určit, která vozidla jsou provozně nejvytíženější a kde je potřeba plánovat zásah s větším předstihem.

3. Kde auta skutečně trávila čas

U firemního vozidla bývá zajímavější než samotná poloha často to, jak dlouho na daném místě zůstalo. Krátká zastávka u zákazníka, dvouhodinová práce na stavbě a celodenní stání v areálu firmy jsou z pohledu provozu tři úplně jiné situace.

Po návratu z léta se proto vyplatí podívat na opakující se místa a délku jednotlivých zastávek. Pokud například servisní technik pravidelně tráví u zákazníků více času, než se předpokládalo, může to být důležitá informace pro plánování práce. Stejně tak mohou data ukázat místa, kde auta pravidelně čekají, přestože by jejich čas mohl být využit jinak.

GPS tak nemusí sloužit jen jako odpověď na otázku „Kde je auto?“. Z dlouhodobějšího pohledu může ukázat, jak je pracovní čas a pohyb vozidel skutečně rozložený.

4. Zbytečné trasy a opakující se jízdy

Po několika měsících provozu se ve flotile mohou objevit trasy, které začaly vznikat spíš ze zvyku než z potřeby. Řidič jede stejnou cestou, protože ji zná, několik vozidel se během dne vrací do stejné oblasti nebo se některé návštěvy zákazníků zbytečně rozdělují do více jízd.

Jednotlivě nemusí být žádná z těchto jízd problém. V součtu ale mohou znamenat desítky nebo stovky kilometrů navíc za měsíc.

Právě opakující se trasy se dají v GPS datech hledat poměrně dobře. Pokud se stejný vzorec objevuje pravidelně, stojí za to zamyslet se, jestli nejde práci naplánovat efektivněji. Někdy stačí upravit pořadí návštěv, jindy rozdělit zakázky mezi vozidla jinak.

5. Dlouhé prostoje a využití vozidel

Auto, které celý den stojí, nemusí být problém. Pokud ale vozidlo pravidelně čeká několik hodin mezi jednotlivými jízdami, zatímco jiné auto ve flotile je přetížené, může jít o zbytečně nevyužitou kapacitu.

Podobně se vyplatí sledovat rozdíl mezi časem stráveným jízdou a časem stráveným mimo jízdu. U některých profesí je dlouhé stání naprosto přirozené. U servisních techniků, obchodníků nebo rozvozových služeb však může být poměr jízd a zastávek důležitým ukazatelem organizace práce.

Nejde přitom o to hledat každou minutu, kterou auto někde stojí. Smyslem je najít opakující se vzorce. Pokud se například ukáže, že určité vozidlo je pravidelně několik hodin nevyužité, zatímco jiné ve stejném období nestíhá, může být prostor pro lepší rozdělení práce.

6. Upozornění, která mají po létě stále smysl

GPS systém může upozorňovat na řadu provozních situací – například na pohyb vozidla v určité oblasti, překročení nastavených parametrů nebo další nestandardní události. Po změně sezóny ale stojí za to zkontrolovat, zda nastavená upozornění stále odpovídají tomu, jak firma auta používá.

Pokud například některá vozidla přes léto jezdila na jiné zakázky nebo se změnily jejich obvyklé trasy, mohou být některá pravidla zbytečně citlivá. Jiné upozornění naopak může začít být důležitější právě po návratu do běžného provozu.

Dobře nastavený systém by neměl zahlcovat správce desítkami oznámení, která už nikoho nezajímají. Smyslem upozornění je upozornit na situaci, která skutečně vyžaduje pozornost.

7. Kdo má k vozidlům přístup a jak jsou data využívána

Poslední kontrola už nesouvisí přímo s autem, ale s tím, co se děje kolem něj. Ve firmě se během roku mohou měnit řidiči, odpovědnosti i způsob používání jednotlivých vozidel. Je proto dobré ověřit, kdo má k údajům z flotily přístup a zda každý vidí právě to, co pro svou práci potřebuje.

Jiná data potřebuje správce vozidel, jiná vedení firmy a jiná například člověk, který řeší konkrétní jízdy nebo administrativu. Stejně důležité je vědět, kde hledat potřebné reporty a zda se z nich dají získat informace bez ručního zpracování desítek jednotlivých jízd.

Pokud má GPS systém sloužit dlouhodobě, měl by být součástí běžné správy flotily, ne nástrojem, do kterého se někdo podívá pouze ve chvíli, kdy vznikne problém.

Po létě není potřeba kontrolovat všechno ručně

Smyslem takové kontroly není vytvořit další administrativu. Naopak. Pokud už firma GPS monitoring používá, řada odpovědí je v datech, která systém průběžně sbírá.

Stačí se podívat na skutečný provoz vozidel, porovnat jejich vytížení, projít opakující se trasy a zastávky a zkontrolovat, zda nastavená upozornění stále odpovídají současnému provozu. Z několika měsíců dat pak může vzniknout poměrně přesný obrázek o tom, co ve flotile funguje dobře a kde vznikají zbytečné náklady nebo časové ztráty.

A právě to je po létě možná nejcennější informace. Nejen vědět, kde se auta právě nacházejí, ale rozumět tomu, jak se celá flotila skutečně používá.