Služebním autem na letní dovolenou: Jak zvládnout soukromé kilometry a vyřešit pokuty ze zahraničí
Půjčit zaměstnanci firemní auto na letní dovolenou je skvělý benefit, který nic nestojí – tedy jen do chvíle, než se zkomplikuje vykazování kilometrů nebo na podzim dorazí úřední obálka z Rakouska s pokutou za rychlost. Jak to celé vyřešit elegantně a bez papírování?
Léto je v plném proudu a spousta zaměstnanců se chystá vyrazit k moři nebo do hor. Naložit rodinu, děti, psa a plný kufr věcí do spolehlivého firemního kombíku je pro ně obrovská úleva. Pro fleet manažery a účetní to ale často znamená administrativní bolehlav. Firemní vozidlo se totiž najednou ocitá v režimu, na který běžná rutina nestačí. Na co si dát pozor a jak vám s tím pomůže AutoGPS?
1. Konec dohadů o tom, co je služební a co soukromé
Tím největším problémem bývá vykazování. Kde končí služební cesta a začíná soukromý výlet na pláž? Nutit zaměstnance, aby si po návratu z dovolené sedli a ručně do Excelu přepisovali stovky kilometrů a rozpočítávali, co tankovali ze svého a co firemní kartou, je recept na zbytečné chyby a frustraci.
Řešení: V systému AutoGPS to funguje na jedno kliknutí. Jakmile zaměstnanec naloží auto a vyrazí na dovolenou, jednoduše si v aplikaci (nebo fyzickým přepínačem ve voze) přepne typ jízdy na "Soukromá".
- Systém dál přesně zaznamenává trasu, ale kilometry padají do soukromé složky.
- Při vyúčtování na konci měsíce účtárna okamžitě vidí přesný počet soukromých kilometrů.
- Náklady na pohonné hmoty projeté na dovolené se díky tomu dají jednoduše a transparentně srazit zaměstnanci ze mzdy nebo vyfakturovat, aniž by hrozil střet s finančním úřadem.
2. Papír, který vám zachrání peněženku (a nervy)
Ještě než zaměstnanec překročí hranice, je potřeba vyřešit jednu zásadní byrokratickou povinnost, na kterou se často zapomíná.
Pokud jedete firemním autem do zahraničí a nejste jednatelem firmy, místní policie (zejména na Balkáně, v Maďarsku, ale i v Itálii) při kontrole často vyžaduje Potvrzení o zapůjčení vozidla. Pokud ho řidič u sebe nemá, může se dovolená prodražit o tučnou pokutu, nebo dokonce hrozí zadržení auta do doby, než se prokáže, že není kradené. Formulář stačí stáhnout, vyplnit v angličtině (případně i v jazyce cílové země), nechat podepsat jednatelem a přibalit k dokladům od vozu.
3. Podzimní překvapení: Kdo platí tu pokutu z Rakouska?
Dovolená skončila, zaměstnanec je zpět v práci a na letní cestu už se jen vzpomíná. Pak se ale v říjnu objeví ve firemní schránce dopis. Odesílatel: Bezirkshauptmannschaft v Rakousku nebo italská Polizia Municipale. Obsah: Fotka firemního auta a pokuta na 80 a více eur za překročení rychlosti nebo nezaplacené mýto z konce července.
Tady obvykle začíná ve firmách detektivní práce. Auta se často střídají, v létě si je lidé půjčují a po čtvrt roce si málokdo pamatuje, kdo přesně seděl 24. července ve tři hodiny odpoledne za volantem referentské Octavie poblíž Lince.
AutoGPS tohle řeší nemilosrdně a bez emocí:
Díky precizní elektronické knize jízd a historii tras máte ihned jasno. Stačí zadat datum a čas z pokuty do systému. AutoGPS vám během několika vteřin na mapě ukáže nejen to, že auto v daném místě skutečně bylo, ale především to, kdo byl v tu chvíli přihlášený jako řidič.
Konec dohadování v kanceláři. Pokuta se jednoduše přesměruje na konkrétního viníka, který nese plnou zodpovědnost. Firma je krytá a administrativní zátěž spojená s dohledáváním klesá na absolutní minimum.
Shrnuto a podtrženo
Léto nemusí znamenat administrativní chaos. Pokud je vozový park napojený na chytrou telematiku, můžete zaměstnancům dopřát výhodu firemního auta s čistým svědomím. Vyúčtování soukromých kilometrů proběhne automaticky, účetnictví sedí do posledního haléře a případné pokuty z ciziny najdou svého adresáta dřív, než se z nich stanou zbytečné firemní vícenáklady.
